Wordの相互参照なら簡単に参照表示が実現

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Wordの相互参照なら簡単に参照表示が実現

Wordで=Rand()って入力すると、サンプルの文章が表示される!
Word97ではピンボールとか出来たなぁと思い出しました。

ページ数の多い資料になると、ただ読むだけでも大変です。
それに「○○についてを参照」なんて、ページを前後しながら読まないといけない資料だと「それってどこ?何ページ?」と迷子になります。

せっかく作った資料の内容をしっかり把握してもらえるように参照や注釈は分かりやすく書きたいものです。
そのためにちょっと便利な相互参照機能をご紹介。

わかりにくい表記になっていませんか?

例えば、こんな資料は内容が把握しにくいと感じます。

  • 図と解説が別ページにある
  • 詳細な説明が別紙などに書かれている
  • そもそも参照する先が表記されていない

参照表記は具体的にする

参照:ボタン配置図について
よりは
参照:図1ボタン配置について(P.110)

のようになっていた方が、どこを見ればいいのか把握しやすいでしょう。

Wordって意外と優秀!?

「相互参照」を使えば、目次と一緒で自動でページ変更を行ってくれます。
これで参照表記の修正の手間を考えずにドキュメントを作成出来ますね。
もちろん変更忘れもしないで済みます。

まずは参照するための準備をする

まずは、どこを参照すればいいのかWordが判別できるようにしるしをつける必要があります。

図や表の場合

リボンの「参考資料」から「図表」→「図表番号の挿入」を選択します。

20140305_01

設定用のダイアログが表示されます。
既に図表番号を設定したものがあった場合は自動でカウントアップしてくれます。

20140305_02

それぞれ以下の場合に使用します。

  • Equation・・・数式
  • Figure・・・・図
  • Table ・・・・表

これ以外にも「ラベル名」を押すと任意のラベル名、「番号付け」を押すとローマ数字やアルファベットに図表番号を変更できます。

任意のものを設定したら[OK]を押すと図表番号が設定されます。
20140305_02_1

語句の場合

見出しや脚注であれば、目次や書式のために設定したものを流用出来ますが、文章内で特定の語句などに参照したい場合はどうすればよいのでしょう?

こんな場合は「ブックマーク」を利用します。
参照したい語句を選択して、リボンの「挿入」から「ブックマーク」を押します。

適当なブックマーク名をつけて「追加」を押すと設定完了です。

20140305_03

参照してみる

リボンの「参考資料」から「図表」→「相互参照」を選択します。

20140305_04

どこを参照するか確認用のダイアログが表示されます。

参照する項目・・・参照したいものの種別を指定します。
相互参照の文字列・・・表示したい内容を選択します。

20140305_06

上記で指定した内容に該当するものが[参照先]として表示されます。
該当するものを選択して「挿入」をクリックすると参照設定が完了します。

20140305_05

+αの便利な効果

参照設定した箇所をWord上でCtrl+クリックすると参照先に移動出来ます。
いちいちスクロールしたり、検索する必要が無いので便利です。

この機能はPDF化しても使用できるので大変重宝します。
ついでに戻り先まで設定しておくと、いったりきたりが簡単になりますね。

まとめ

どんなに良い資料でも、使い勝手が悪ければ使う気にはなれません。
ましてや分厚ければ、開く気も・・・。

読まれない資料はただの紙ですね。
まずは、見てもらうための努力を続けるしかないですね。

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