Wordで長い文章を作成するときのおすすめモード

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Wordで長い文章を作成するときのおすすめモード

Wordは頑張ればできる子

Wordは清書用?!

仕事で文章を作るときは、Wordが好き嫌いに関わらず閲覧編集できる環境が多いという理由でMicrosoft Wordを使っている(使わざるをえない)方が多いかと思います。
短い文章を作成する時は大して苦労しませんが、10ページくらいを超えて目次が必要な規模の文章になってくるとめんどくさい事態になる事がよくあります。

内容を考えながら書いていた場合、記述の修正や文書構成の組み換え等が必要になるケースが多いのですが、Wordの残念な初期設定のせいで、「段落が狂った」「インデントがずれた」「番号がずれたので振り直し」「勝手に番号をつけられて段落がおかしくなった」など、文章内容を考える事以外に時間を取られてしまう事が多いです。

このため、別のソフトで文章を考えて最後にWordできっちり清書するほうが効率が良いとなってしまい、Wordは単なる文章清書用となってしまう事があります。
それを何とかし、Wordで文章の内容と構成を考える事に集中し、仕上がりも綺麗にできる 方法を紹介したいと思います。

アウトラインモード

wordにはアウトラインモードというものがあります。Wordを起動し、下記図の○印にある「アウトライン」というボタンで切り替えができます。

word_mode.fw

アウトラインにすると上部に表示されるメニューがほぼなくなり、とてもすっきりです。ここに表示されている機能で、体裁の整った文章が作成できます。

アウトラインモードでの文章作成ルール

このモードで文章を書く場合、入力する文章は以下の2つのどちらかになります。

  • 見出し
  • 本文

見出しにはレベル番号があり、見出しレベル1~見出しレベル9まであります。本文にはレベル番号はありません。見出しの下に本文を記載すれば、その見出し内容の本文となります。
これはHTMLに例えると見出しは<hX>タグ、本文は<p>タグに相当します。

Word HTML
文章タイトル <h1>
見出しレベル1 <h2>
見出しレベル2 <h3>
見出しレベル3 <h4>
本文 <p>

レイアウトモードでの基本操作

実際の操作は下記画像となります。このサンプルでは「大見出し:見出しレベル1」「中見出し:見出しレベル2」「小見出し:見出しレベル3」で作成しています。

word_outline_detail

出来上がりの確認

アウトラインモードで文章を書いたら、普通の印刷レイアウトモードに戻ってみます。まだスタイルを何も指定していないので非常に見づらいです。
ここで組み込みのスタイルを適用してみたものが下記です。

word_styleset

Wordの組み込みスタイルは微妙なものしかないので見た目はちょっとアレですが、アウトラインで設定した見出し、本文の属性に合わせてフォント、色、マージンなどが設定されているのが確認できると思います。これで長い文章を書いても一貫したレイアウトで作成できます。

その他メリット

目次が自動生成できる

「見出し」「本文」のスタイルをつけて作成するので、目次が自動生成できるようになります。自動生成なら文章を変更してページ番号が変わっても更新ボタンを押すだけで一発修正です。

構成の変更が簡単

アウトラインモードでは、文章の折り畳み/展開ができるので、「この内容とこれを入れ替えたい」「この記述はこの説明の前に置きたい」となったときでも、簡単にカット/ペーストができます。もちろん目次も自動生成なので変更後に更新すれば章を丸ごと入れ替えても簡単です。

まとめ

ひとまず、Wordで構造的な文章を書く方法について紹介しました。手順としては、まず文章の構造と内容だけを記載したものを作り、その後各要素のスタイルを指定していく形にすれば、長くても統一のとれた文章となり修正も簡単になります。これってHTML+CSSでWebサイトを作る時と同じ考え方ですので、Web制作にかかわっている方ならすんなりと受け入れられる作り方ではないかと思っています。

最後に

Wordで文章を書くのに疲れた人が時々選択するのが、「Excelで文章を作る」という方法だったりしますが、デメリットしかないのですぐにやめてください。余計に手間がかかります・・・。

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