目次をつけて分厚くてもわかりやすいWordドキュメントにする

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目次をつけて分厚くてもわかりやすいWordドキュメントにする

20140224_00
岡G
オリンピック終了しましたね。
夜型生活から解放される人も多いのでは?

就活の学生さん頑張ってますね。
電車でリクルートスーツの学生を見かけて懐かしい気持ちになりました。

最近はこんな秀逸な応募基準の企業もあるんですね。
ミートボウル
人事担当の方の苦労が伺えます。

マニュアルや手順書は準備出来ていますか?

早くも4月が近づいてきました。
そろそろ新入社員用のマニュアルを作ったり、新サービス用の紹介資料を作ったり。

作っていて悩むのが、量ですね。
注釈や引用を増やすと分かりやすいのですが、情報量が多いぶんどこになにが書いてあるのか把握しにくくなってしまいます。

個人的に残念だと思っているドキュメントの特徴

内容はさておき、書式としてはこんなのは残念です。

  1. 目次がない・・・自分で付箋を付けるのが面倒
  2. ページ番号がない・・・足りないページがあっても分からない
  3. 図表などの参照先が書いてない・・・めくって探すのは手間

まだまだビルド番号がないなど気になるものはありますが、とりあえず上記の3つは備えていて欲しいですね。

が、マニュアルなどは作業や状況の変更でページが増減したり・・・なんてことは多々あると思います。
作る側になると、その度に参照ページを記載した箇所を確認・訂正するのは手間なので、ついつい参照先のページを記載しないようにと、考えてしまったりします。

ページ番号ぐらい自分で書けばいいじゃん。みたいな勢いで。
不親切ですね。自分がされたら怒ります。

スタイル - 親切なドキュメントを作るための便利機能

20140224_01
スタイルの使い方を知ってますか?

太字や文字の大きさなどの書式を簡単に変えるもの。
だと思っていませんか?私は思ってましたが、それだけではないんです。

スタイルでの書式などの説明はOffice.Microsoftでご確認ください。

まずは「見出し」の設定

これを設定しておくと目次が簡単に作成できます。

見出しは設定したい行にカーソルを合わせます。
あとは「ホーム」のリボンから「スタイル」の適用したいものを選ぶだけで変更できます。

見出しなどのスタイルがついたものは行の左側に「・」がつくので設定したかどうかも把握しやすくなっています。
20140224_02

戻したい場合は「標準」を選択してください。

目次を追加する

目次を作成したい箇所で「参考資料」のリボンから「目次」を選んで「目次の挿入」を選ぶと、ページ番号までついた目次が完成します。
20140224_06

目次を更新する

管理が面倒な目次とページ番号の関係も、見出しを設定しておけば目次にカーソルを合わせて「目次の更新」を押す。
20140224_04

これだけです。
これぐらいなら頑張れると思いませんか?

次回は

「参照ページの入力について」にしようかと思います。
最初はまとめての予定でしたが、中途半端に長くなるので分割しました。

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