Word+Excel+テンプレートの差し込み印刷で招待状を作る

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Word+Excel+テンプレートの差し込み印刷で招待状を作る

20140203_01
岡G
節分です。
恵方巻きはもちろんですが、いわしも忘れないであげてくださいね!!

来年は鬼役を脱却するために、今から子供のご機嫌をとりましょう。

手軽に何か作りたいと思ったときに便利なのが「差し込み印刷」。
今回は子供のお誕生日会の招待状を作ってみます。

これが使えれば仕事で案内状や送付状などを作るときにも応用できるので、オススメです。

差し込み印刷とは

「差し込み印刷」と聞くとハガキとかラベルに住所を印刷出来る機能だと思っている方が多くいらっしゃいます。

でもハガキや封筒だけではないんです。
「同じ書式でちょっと内容を変更したものが出せる機能」なので、アイデア次第で色々な作業シーンで使うことができます。

例えばビジネスシーンなら

  • 宛先と書類の一覧をいれた送付状
  • 宛先と金額が表示される発注書や請求書
  • 会議やイベントで使う部署と名前の入った名札

プライベートなら

  • 子供の誕生日会に宛名入りの招待状
  • 靴を管理するシューズタグ
  • オリジナル商品タグ

といった感じです。

テンプレートを活用

書式を作る時間が足りない方には
Microsoftのテンプレートをオススメします。
昔と違って、使えるものがずいぶん増えました。
バリエーションも豊富で選びやすくなっています。

作り方

1.Excelでデータの準備

招待状を出す子の名前をエクセルで表として作っておきます。
今回は男の子は青字、女の子はピンクで名前を表示したいので一列に2人ずつ名前を入力しておきます。
項目名を用意しておいた方が、あとで使いやすいのでオススメです。
出来たら保存しておいてください。

2.共通部分の調整をする

ダウンロードしたテンプレートをWordで開きます。
テンプレートで必要のない項目や書き足しておきたい情報を修正しておきます。
20140203_02

3.差し込み印刷の開始

印刷の開始といっても、すぐに印刷が始まるわけではありません。
差し込み印刷の設定を開始しないと、宛名などの項目を追加できないのです。
最初にリボンから「差し込み文書」→「差し込み印刷の開始」を選択します。

今回の設定では
・ひな形の選択:現在の文書を使用
・宛先の選択:既存のリストを使用(1で作成したエクセルを選択)
にしてみました。

細かい設定は
Microsoftのサポートを参考にしてください。

4.差し込みフィールドを追加

エクセルからデータを取得したい項目は、リボンにある「差し込みフィールドの挿入」から追加することができます。
必要な項目を選択して「挿入」を押してください。

20140203_03

5.結果を見てみる

出来上がったので、いざ印刷しようと思って印刷プレビューを見てみると、おかしな結果になっていると思います。

差し込み印刷は通常の印刷プレビューでは確認することが出来ません。
リボンの「差し込み文書」にある「結果のプレビュー」を押すことでデータが差し込まれた状態で確認することが出来るようになります。
レコードの移動は、結果のプレビュー右側の矢印を押して移動してください。

20140203_04

6.印刷

5のプレビューと同じく、そのままでは印刷出来ません。
リボンの「差し込み文書」にある「完了と差し込み」から[文書の印刷] を選択すると印刷が可能です。
レコードの指定などもここで選択可能です。

まとめ

差し込み文書はハガキと封筒以外でも活躍できる。

会議などの出席者の名簿がExcelであれば、名札と当日の出欠表がまとめて作ることも出来ます。
送付状であれば、どこにいつ何の書類を出したのかが記録として残せるので重宝します。
こういうものは最初に面倒だと思わずにひと手間かけておけば、後が楽ですね。

今回のネタで個人的には靴の記録作ろうと思いました。
靴の箱が増えすぎて、どこに何が入ってるのか分からなくなってきたので、一覧表と箱に貼るシールをセットで作ってみます。

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